Comment ajouter une signature dans Outlook

C’est un réglage chez le destinataire, votre signature n’y est pour rien. Outlook classique bloque par défaut le téléchargement automatique des images venant d’Internet, et Outlook pour Mac ne les télécharge pas non plus par défaut. Votre photo et votre logo s’affichent quand la personne clique sur Télécharger les images ou vous ajoute à ses expéditeurs approuvés.

Elle a été collée sans mise en forme. Effacez-la et collez à nouveau normalement (Ctrl+V, ou ⌘V sur Mac). Si vos e-mails sont en texte brut, passez d’abord en HTML, comme l’explique la réponse suivante.

Vos nouveaux messages sont en texte brut, qui n’accepte ni mise en forme ni images. Dans le nouvel Outlook : Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre ; sous Format du message, choisissez HTML et enregistrez. Dans Outlook classique : Fichier → Options → Courrier ; dans la partie sur la composition des messages, choisissez le format HTML et cliquez sur OK.

Dans les tests d’esigna sur Outlook sur le web, un collage normal dans un e-mail donnait à la signature la police et la taille de l’e-mail. Choisissez Conserver la mise en forme source dans les options de collage qui apparaissent, ou ajoutez la signature dans Paramètres → Comptes → Signatures, où elle gardait son design.

Dans les tests d’esigna, Outlook sur le web transformait les liens des numéros de téléphone en texte simple au collage, dans un e-mail comme dans Signatures, alors que les liens vers un site ou un e-mail restaient. Microsoft indique que le nouvel Outlook s’appuie sur Outlook sur le web : attendez-vous au même résultat. Rien dans votre signature ne peut l’empêcher. Le numéro reste affiché en entier, et une signature réglée dans Gmail ou Apple Mail le garde comme lien.

Elle n’est cochée que pour les nouveaux messages. Dans le nouvel Outlook et sur le web, cochez aussi la case des réponses et transferts dans Signatures. Dans Outlook classique, choisissez la signature dans Réponses/transferts, sous Choisir une signature par défaut.

Avec un compte Microsoft 365 ou Outlook.com, Outlook pour Windows enregistre les signatures dans votre boîte aux lettres, et elles s’affichent partout où ce compte est configuré. Quand cette synchronisation s’active pour la première fois, seules les signatures que vous aviez choisies par défaut sont copiées ; les autres restent sous Signatures sur cet appareil. Les comptes d’autres fournisseurs (POP ou IMAP, par exemple) gardent la signature sur chaque ordinateur : créez-la aussi sur l’autre.

esigna arrondit les coins avec un style qu’Outlook classique pour Windows n’applique pas. Ils y apparaissent donc à angles droits, pour vous comme pour ceux qui lisent vos e-mails dans Outlook classique.

Presque toujours pour l’une de ces raisons : elle n’est pas cochée pour les nouveaux messages ou pour les réponses et transferts ; dans Outlook classique, le message était déjà ouvert quand vous avez créé la signature (ouvrez-en un nouveau) ; ou elle a été créée dans une autre version d’Outlook. Microsoft précise qu’avec Outlook et Outlook sur le web, il faut créer la signature dans les deux, et l’application mobile a la sienne.

Prévoyez-le. Microsoft conseille de gérer votre signature avec votre compte Microsoft pour que les versions compatibles d’Outlook la partagent, mais précise aussi que si vous utilisez Outlook et Outlook sur le web, il faut la créer dans les deux. L’application mobile a aussi son propre réglage. Ajoutez-la partout où vous envoyez des e-mails, et vérifiez qu’elle y est.

Faites la modification dans esigna, copiez à nouveau, puis remplacez l’ancienne. Dans le nouvel Outlook et sur le web : Paramètres → Comptes → Signatures, Modifier la signature à côté de la vôtre, collez et enregistrez. Dans Outlook classique : Fichier → Options → Courrier → Signatures, sélectionnez la signature, collez dans Modifier la signature et cliquez sur OK.

Choisissez-la par défaut et Outlook l’ajoute tout seul. Dans le nouvel Outlook et sur le web, cochez les cases des nouveaux messages et des réponses et transferts dans Signatures. Dans Outlook classique, choisissez-la dans Nouveaux messages et Réponses/transferts, sous Choisir une signature par défaut. Sur Mac, réglez Pour les nouveaux messages et Pour les réponses ou les transferts, compte par compte.

Cela dépend du compte. Dans Outlook pour Windows, avec un compte Microsoft 365 ou Outlook.com, les signatures sont dans votre boîte aux lettres et s’affichent sur chaque appareil où le compte est configuré. Sinon, elles restent sur l’ordinateur où vous les avez créées : dans Outlook classique, dans le dossier \Users\<votre nom d’utilisateur>\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures du disque Windows.

Avec esigna, votre logo et votre photo sont déjà dans la signature copiée, hébergés à des adresses publiques : il suffit de coller. Pour insérer une image depuis Outlook pour Mac, l’option se trouve dans Afficher plus d’éléments (...), dans l’Éditeur de signature.

Oui. Collez une signature copiée avec sa mise en forme dans la zone de signature, comme dans les étapes ci-dessus. Pour Outlook classique, Microsoft conseille d’ailleurs de préparer une signature plus élaborée dans un autre programme (Word, par exemple) et de la coller dans la zone Modifier la signature.