Papier à en-tête : mentions obligatoires, mise en page et exemples

Les mentions des « factures, notes de commande, tarifs et documents publicitaires » valent aussi pour « toutes correspondances » d’une entreprise immatriculée (article R123-237). Une société les complète de sa forme juridique et, pour une SARL ou une société par actions (SA, SAS), de son capital (article R123-238). Ne pas porter les mentions de l’article R123-237 est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe.

Pour un entrepreneur individuel, la mention « EI » figure sur « les documents et correspondances à usage professionnel » (article R526-27).

Le numéro de TVA intracommunautaire n’est pas dans ces articles ; il est obligatoire sur les factures, sauf celles dont le total ne dépasse pas 150 € HT, selon Service-Public.fr. Rien ne vous empêche de l’ajouter au papier à en-tête, pour l’avoir sur toutes vos lettres. Ce résumé ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable.

En Belgique. Le numéro d’entreprise, attribué par la Banque-Carrefour des Entreprises et qui vaut aussi numéro de TVA, doit être mentionné « impérativement sur tous les documents émanant de votre entreprise » (Wallonie.be). Il compte dix chiffres et commence par 0 ou 1, précise le SPF Économie.

En Suisse. Si vous indiquez votre numéro de TVA, il s’écrit sous la forme « CHE-123.456.789 TVA » ; MWST et IVA sont admis, l’abréviation anglaise VAT ne l’est pas (Administration fédérale des contributions).

Le format. A4, 210 × 297 mm, en France, en Belgique et en Suisse. Au Canada et aux États-Unis, on écrit sur du format Lettre US, 216 × 279 mm.

L’en-tête. Votre logo et le nom de l’entreprise en haut, à gauche ou au centre.

Le pied de page. Les coordonnées et les mentions légales, en petit et sur une ou deux lignes.

Les marges. Une imprimante de bureau n’imprime pas jusqu’au bord de la feuille : gardez le logo, les filets et le texte à quelques millimètres des bords, ou faites imprimer vos feuilles par un imprimeur.

Dans Word, l’en-tête et le pied de page se répètent sur chaque page : c’est là que va votre papier à en-tête, et la lettre s’écrit entre les deux.

Le fichier Word du Brand Kit est écrit ainsi : son en-tête porte le haut de votre papier et son pied de page le bas, chacun en image de la largeur de la page, et il s’ouvre sur une courte lettre datée du jour et signée de votre nom, à remplacer par la vôtre.

Tapez l’adresse de votre site. esigna y lit votre logo, vos couleurs, vos polices et, s’il la trouve, votre adresse, puis dessine votre papier à en-tête en A4, ou en Lettre US, dans l’une des quatre mises en page, avec un PDF à imprimer et un fichier Word pour taper vos lettres.

Il imprime le nom de votre entreprise, vos coordonnées et, si elle a été trouvée ou tapée, votre adresse. Il ne connaît pas votre numéro Siren : ajoutez vos mentions légales au bas de la lettre, dans le fichier Word.

Le même Kit dessine votre carte de visite, votre bannière LinkedIn et votre signature mail, assorties. Parcourez d’abord le Kit d’un cabinet d’avocats, gratuitement. Le Brand Kit s’achète en un paiement unique, sans abonnement.